Stoppen met uitstellen staat nummer één op de lijst van ’s werelds meest begeerde doelen.
U kent ze vast wel, collega’s of medewerkers die altijd te laat zijn met het inleveren van hun notities en een te groot beroep doen op uw geduld. We noemen dat ook wel procrastination of in het Nederlands procrastinatie. Daar gaat deze Food for growth over.
Wat is proscrastinatie?
Procrastinatie is het uitstellen van dingen waarvan je eigenlijk denkt of weet dat je ze nu zou moeten doen. Een keer de afwas laten staan is geen probleem en dat noemen we ook geen procrastinatie. Als het grotere vormen aanneemt, zoals het niet halen van deadlines met als resultaat boze managers en zelfs ontslag wordt het een niet meer te hanteren probleem. (Piers Steel in Uitstelgedrag).
Hoe ontstaat procrastinatie?
Eén van mijn studenten Ijoya van Gemert in de Post Bachelor Coaching en Begeleiding verkent in haar eindopdracht ‘Just do it’ de oorzaken van procrastinatie.
Er blijken systematisch verschillen te zijn in persoonlijkheidseigenschappen tussen mensen die vaak uitstellen en mensen die nauwelijks uitstellen. Met andere woorden de eigenschap kan tot je persoonlijkheid behoren. In de MBTI (Jung) wordt de dichotomie ‘Hoe organiseer je je leven?’ beschreven als aan de ene kant degene die plant en veel structuur aanbrengt (Judging genoemd) en aan de andere kant degene die in het moment leeft en er voorkeur voor heeft te doen wat zich voor doet (Perceiving genoemd). In mijn werk als Executive Coach begeleid ik managers met behulp van o.a. de MBTI en is al snel duidelijk of er sprake is van een uitgesproken Perceiver en problematisch gedrag.
Uitstelgedrag kan ook te maken hebben met een meer diepgewortelde oorzaak vanuit het verleden. Dan spreken we van een overlevingsstrategie die nodig was om je staande te kunnen houden in je omgeving. Je herhaalt dan in het heden aangeleerd gedrag uit het verleden in situaties waarin dat nu niet meer nodig hoeft te zijn.
Er kan ook gewoon een motivatieconflict zijn. Elke activiteit heeft een bepaalde beloningswaarde, een bepaalde succesverwachting en een bepaalde beloningstermijn. Of je het nu wilt of niet, onbedoeld valt deze combinatie van afwegingen vaak in het voordeel van relatief onbelangrijke korte termijn activiteiten.
Hoe werkt het?
Bij irrationeel uitstelgedrag, zoals procrastinatie ook wel genoemd wordt, is er geen sprake van een bewuste keuze maar lijk je te vervallen in bepaald gedrag. Dit maakt dat het hierdoor vaak wel problematisch is of wordt en het zelfs een bron van ergernis en frustratie vormt voor zowel jezelf als je omgeving.
De belangrijkste factoren die een rol spelen bij chronisch en dus problematisch uitstelgedrag zijn het:
1. chronisch uitstellen van
2. belangrijke taken (meestal met een deadline relatief ver in de toekomst)
3. doordat je onbedoeld of ‘automatisch’
4. bezig bent met onbelangrijke activiteiten
5. die op de korte termijn bevredigend zijn
Zes typen uitstellers
Sapadin (1997) beschrijft 6 typen uitstellers met hun innerlijke conflict en de wijze waarop hun uitstelgedrag zich manifesteert.
Hoe leer je je aan je afspraken met jezelf en anderen te houden?
Er zijn veel manieren om te leren niet langer uit te stellen. Als coach kun je je richten op een gedragsmatige of cognitieve aanpak.
Bij de gedragsmatige aanpak leert de coachee bijvoorbeeld het spanningsveld tussen lange en korte termijn doelen kleiner te maken. Beloningen helpen om het vol te houden. Een beloning kan heel simpel een korte pauze zijn of een voortgangsoverzicht bij houden. Je kunt de taken in je To list verdelen in: Will do – Could do – Want to – Nice to – Won’t do. Immers alle verandering begint bij bewustwording. Time management en motivatietechnieken horen ook bij de gedragsmatige aanpak.
Bij de cognitieve aanpak is Rationeel Emotieve Training een veel gebruikte methode. Immers de uitstellers die last hebben van perfectionisme hebben zelfacceptatie nodig. De Overwerker heeft het nodig tijd voor zichzelf te nemen in plaats van altijd klaar te staan voor anderen.
In mijn werk gebruik ik de Gestaltmethodiek. De Gestalt richt zich op integratie van denken, voelen en handelen door het verhogen van de awareness of gewaarzijn. Een verhoogde awareness en de betekenisgeving van die awareness in de verschillende situaties helpt de uitsteller te ervaren wat werkelijk van belang is. De Perfectionist en de Overwerker kunnen hiermee goed begeleid worden.
Ontspannings- en visualisatieoefeningen zijn een effectief hulpmiddel om de concentratie en focus te verhogen.
Er is geen pasklare aanpak voor procrastinatie. Afhankelijk van het type uitsteller is het zaak een op maat gemaakt coachplan te hanteren.
Vos~Boven Coaching for growth is sparringpartner voor managers, professionals en ondernemers bij de uitvoering van zakelijke doelstellingen. Persoonlijke en zakelijke groei is daarbij altijd ons uitgangspunt.
